Klanten beheren#

In het klantenbeheer houd je al je klantgegevens overzichtelijk bij. Je kunt zakelijke en particuliere klanten toevoegen, contactpersonen koppelen en klanten organiseren met labels.

Een klant toevoegen#

Ga naar Klanten → Relaties en klik op Nieuwe relatie. Je kiest eerst het type klant:

Zakelijke klant (bedrijf)#

Voor zakelijke klanten vul je de volgende gegevens in:

• Bedrijfsnaam: de naam van het bedrijf
• Branche: optioneel, voor je eigen administratie
• KVK-nummer: Kamer van Koophandel nummer
• Btw-nummer: voor de btw-administratie en intra-EU facturen
• Website, e-mail en telefoon: contactgegevens van het bedrijf
• Contactpersoon: naam, e-mail en telefoon van je aanspreekpunt

Particuliere klant#

Voor particuliere klanten vul je in:

• Voornaam en achternaam
• E-mail en telefoon

Adresgegevens#

Voor beide typen vul je het adres in:

• Straat, huisnummer, postcode, plaats
• Land (standaard: Nederland)

Factuurgegevens#

Onder het tabblad Factuurgegevens kun je afwijkende gegevens instellen voor facturen. Dit is handig als je facturen naar een ander adres of e-mailadres wilt sturen. Met de kopieerknop kun je snel de hoofdgegevens overnemen.

Klantoverzicht#

In het klantoverzicht zie je al je klanten in een tabel met:

• Naam en type (bedrijf/particulier)
• E-mailadres en telefoon
• Labels (kleurgecodeerd)
• Status (actief/inactief)

Je kunt zoeken, filteren op labels en status, en de kolommen sorteren.

Klant bekijken#

Als je een klant opent, zie je uitgebreide informatie verdeeld over tabbladen:

• Details: alle klantgegevens op een rij
• Notities: interne notities bijhouden over de klant
• Facturen: overzicht van alle facturen voor deze klant
• Projecten: gekoppelde projecten met status en budgetvoortgang (zichtbaar als de projecten-module actief is)
• Urenregistratie: alle geregistreerde uren voor deze klant (zichtbaar als de urenregistratie-module actief is)
• E-mails: geschiedenis van verstuurde e-mails
• Bestanden: documenten en bestanden koppelen aan de klant

Je ziet alleen de tabbladen waar je het recht voor hebt: Facturen, Projecten, Urenregistratie en E-mails vragen elk het recht Bekijken op dat onderdeel, Bestanden vraagt Media: Bekijken. Op het tabblad Urenregistratie zie je je eigen uren, of die van iedereen met Urenregistraties: Van iedereen bekijken.

Labels gebruiken#

Labels helpen je om klanten te categoriseren. Denk aan labels als "VIP", "Particulier", "Regio Noord" of "Inactief".

Een label aanmaken:

1. Ga naar Klanten → Labels
2. Klik op Nieuw label
3. Kies een naam en kleur

Labels kun je daarna toewijzen bij het aanmaken of bewerken van een klant. In het klantoverzicht kun je filteren op labels.

Btw-nummer valideren#

Bij zakelijke klanten kun je het btw-nummer automatisch laten controleren via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Klik op de Valideer-knop naast het btw-nummer. Het systeem slaat het resultaat en de datum van validatie op.

Dit is vooral belangrijk bij intra-EU facturen, waar je het btw-nummer van de afnemer moet verifiëren.

Klant deactiveren#

Als je niet meer met een klant werkt, kun je de klant deactiveren in plaats van verwijderen. Zo behoud je de historie en gekoppelde facturen. Zet de schakelaar Actief uit bij het bewerken van de klant.