Proforma facturen#

Een proforma factuur is een voorlopige factuur die je kunt gebruiken als prijsopgave, offerte of verzoek tot vooruitbetaling. Een proforma factuur heeft geen fiscale waarde en telt niet mee in je omzet of btw-aangifte.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?#

• Offerte: je stuurt een prijsopgave naar de klant voordat het werk begint
• Vooruitbetaling: je vraagt een aanbetaling voordat je levert
• Goedkeuring: de klant moet de factuur goedkeuren voordat je een definitieve factuur stuurt
• Douane: bij internationale zendingen als begeleidend document

Een proforma factuur aanmaken#

1. Ga naar Facturatie → Facturen → Nieuwe factuur
2. Kies als type Proforma factuur
3. Vul de factuurgegevens in zoals bij een reguliere factuur:
   • Klant selecteren
   • Datums instellen
   • Factuurregels toevoegen
4. Sla op als concept

De proforma factuur krijgt een eigen factuurnummer en ziet er uit als een reguliere factuur, maar met de vermelding "Proforma" of "Voorafbetalingsfactuur".

Proforma versturen#

Je kunt een proforma factuur op dezelfde manier versturen als een reguliere factuur, met hetzelfde recht Facturen: Versturen:

1. Open de proforma factuur
2. Klik op Factuur versturen
3. De klant ontvangt de proforma als PDF per e-mail

Omzetten naar een factuur#

Wanneer de klant akkoord gaat, kun je de proforma omzetten naar een definitieve factuur:

1. Open de proforma factuur
2. Klik op de actie Omzetten naar factuur
3. Er wordt een nieuwe reguliere factuur aangemaakt met:
   • Dezelfde klantgegevens
   • Dezelfde factuurregels en bedragen
   • Een nieuw factuurnummer
   • De huidige datum als factuurdatum

De oorspronkelijke proforma factuur blijft bewaard in je administratie.

Verschil met een reguliere factuur#

Eigenschap	Reguliere factuur	Proforma factuur
Telt mee in omzet	Ja	Nee
Telt mee in btw-aangifte	Ja	Nee
Betalingen bijhouden	Ja	Nee
Bewaarplicht 7 jaar	Ja	Nee
Omzetbaar naar factuur	Nvt	Ja
Versturen per e-mail	Ja	Ja
PDF downloaden	Ja	Ja

Tips#

• Gebruik een proforma factuur als je nog niet zeker weet of de klant akkoord gaat
• Na het omzetten naar een factuur kun je de definitieve factuur direct versturen
• De proforma factuur blijft bewaard en is zo handig als referentie