Projecten#

Met projecten organiseer je je werk per opdracht. Koppel uren en taken aan een project, stel budgetten in en houd de voortgang bij via het projectdashboard.

Vereisten#

• De projecten-module moet actief zijn (apart van urenregistratie)
• Je hebt de rechten Projecten: Bekijken en Projecten: Aanmaken nodig

Een project aanmaken#

Ga naar Urenregistratie → Projecten en klik op Nieuw project.

Basisgegevens#

• Naam: de projectnaam
• Code: een unieke code (bijv. PRJ-001) voor referentie in exports en imports
• Klant: koppel het project aan een klant (optioneel voor interne projecten)
• Status: gepland, actief, on hold, afgerond of geannuleerd
• Kleur: optionele kleur voor visueel onderscheid
• Beschrijving: toelichting op het project

Datums#

• Startdatum: wanneer het project begint
• Deadline: de beoogde einddatum
• Afronddatum: wordt ingevuld wanneer de status op "Afgerond" wordt gezet

Projecttypen#

Elk project heeft een type dat bepaalt hoe de facturering werkt:

Uurtarief#

Het standaard projecttype. Uren worden gefactureerd op basis van een uurtarief per uur.

• Uurtarief: het standaardtarief voor dit project (overschrijft het standaardtarief uit de instellingen)
• Budgeturen: maximaal aantal uren voor dit project
• Budgetbedrag: maximaal bedrag voor dit project

Dagtarief#

Voor projecten die per dag worden afgerekend in plaats van per uur.

• Dagtarief: het tarief per gewerkte dag
• Budgeturen: optioneel urenbudget

Bij facturering worden unieke werkdagen geteld in plaats van uren.

Vaste prijs#

Voor projecten met een vast overeengekomen bedrag. Uren worden intern bijgehouden voor kostenbewaking.

• Vaste prijs: het afgesproken totaalbedrag
• Intern uurtarief: wordt gebruikt om de werkelijke kosten te berekenen

Op het dashboard zie je het verschil tussen de vaste prijs en de werkelijke kosten als winst/verlies.

Intern#

Voor intern werk dat niet aan een klant wordt gefactureerd (bijv. administratie, vergaderingen). Interne projecten hebben geen klant, geen tarief en zijn nooit factureerbaar.

Wie ziet welke bedragen?#

Niet iedereen die aan een project werkt, hoeft te zien wat het oplevert of kost:

• Tarieven, prijzen en factuurbedragen zie je alleen met het recht Facturen: Bekijken.
• Het interne uurtarief en winst/verlies van een vaste-prijsproject zie je alleen met Boekhouding (overzichten): Bekijken.

Zonder die rechten zie je het project, de uren en de taken, maar geen bedragen. Bij de standaardrollen ziet de medewerker daarom geen bedragen en de verkoper geen winst/verlies.

Budget bewaken#

Als je budgeturen hebt ingesteld, toont het systeem:

• Budgetpercentage: hoeveel van het budget is verbruikt
• Kleurcodering: groen (op schema), oranje (boven waarschuwingsgrens), rood (over budget)
• Waarschuwingsdrempel: instelbaar via de urenregistratie-instellingen (standaard 80%)

Het budgetpercentage is zichtbaar in zowel de projectenlijst als het projectdashboard.

Projectdashboard#

Open een project om het dashboard te bekijken. Het dashboard is afgestemd op het projecttype:

Uurtarief-projecten#

• Totaal gewerkte uren
• Budgetverbruik (percentage + voortgangsbalk)
• Factureerbaar bedrag
• Nog niet gefactureerd bedrag

Dagtarief-projecten#

• Gewerkte dagen
• Totaal dagtarief
• Gefactureerd bedrag
• Nog niet gefactureerd bedrag

Vaste-prijs-projecten#

• Totaal gewerkte uren
• Winst/verlies (vaste prijs minus werkelijke kosten)
• Vaste prijs
• Gefactureerd bedrag

Interne projecten#

• Totaal gewerkte uren
• Voltooide taken (ratio voltooide/totaal)

Alle projecten#

• Urengrafiek: staafdiagram met gewerkte uren per week (laatste 12 weken)
• Budgetbalk: visuele voortgangsindicator (als budget is ingesteld)

Snelle acties#

Vanuit het projectdashboard kun je:

• Tijd loggen: direct een uur-registratie aanmaken voor dit project
• Factuur aanmaken: alle niet-gefactureerde uren omzetten naar een conceptfactuur (optioneel met datumbereik). Dit neemt ook de uren van collega's mee. Je hebt er de rechten Facturen: Aanmaken, Facturen: Bewerken en Urenregistraties: Bewerken voor nodig
• Project bewerken: de projectgegevens aanpassen

Automatisch factureren#

Stel een factureringsinterval in om periodiek automatisch conceptfacturen te laten aanmaken:

• Wekelijks of Maandelijks
• Volgende factuurdatum: wanneer de eerstvolgende automatische factuur wordt aangemaakt

Het systeem verzamelt alle niet-gefactureerde uren sinds de laatste factuur en maakt een conceptfactuur aan. Je ontvangt de factuur als concept zodat je deze kunt controleren voor verzending.

Projectenlijst#

Het overzicht toont samenvattende statistieken bovenaan:

• Actieve projecten
• Uren deze maand
• Niet-gefactureerd totaal
• Projecten over budget

Filter de lijst op type, status of klant.