Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
E-mail instellen
ZZP Tool verstuurt e-mails voor facturen, herinneringen, uitnodigingen en meer. Je kunt je eigen e-mailaccount koppelen en de templates aanpassen.
E-mailaccount toevoegen
Ga naar E-mail → E-mailaccounts en klik op Nieuw e-mailaccount.
SMTP-instellingen
- Naam: een herkenbare naam (bijv. "Zakelijke e-mail")
- Van naam: de afzendernaam (bijv. "Jan Janssen" of "Bedrijf BV")
- Van e-mailadres: het e-mailadres waarmee je verstuurt
- SMTP-host: het serveradres van je e-mailprovider
- SMTP-poort: meestal 587 (TLS) of 465 (SSL)
- Gebruikersnaam: je e-mail login
- Wachtwoord: je e-mail wachtwoord of app-wachtwoord
Veel voorkomende SMTP-instellingen:
| Provider | Host | Poort |
|---|---|---|
| Gmail | smtp.gmail.com | 587 |
| Outlook/Hotmail | smtp.office365.com | 587 |
| TransIP | smtp.transip.email | 465 |
Testen
Na het opslaan kun je een testmail versturen om te controleren of de instellingen correct zijn.
E-mailtemplates aanpassen
Ga naar E-mail → E-mailtemplates om de standaardteksten aan te passen.
Beschikbare templates
| Template | Wordt verstuurd bij |
|---|---|
| Factuur verstuurd | Versturen van een factuur |
| Betalingsherinnering 1 | Eerste herinnering |
| Betalingsherinnering 2 | Tweede herinnering |
| Betalingsherinnering 3 | Derde herinnering |
| Incasso | Start van incassoprocedure |
| Uitnodiging | Uitnodiging voor de omgeving |
| Portaal uitnodiging | Uitnodiging voor het klantenportaal |
| Welkom klant | Welkomstmail voor nieuwe klant |
Template bewerken
Bij elke template kun je aanpassen:
- Onderwerp: de onderwerpregel van de e-mail
- Inhoud: de tekst van de e-mail (richtext-editor)
- Actief: of deze template verstuurd wordt
Variabelen
In templates kun je variabelen gebruiken die automatisch worden vervangen. Klik op de kopieerknop naast een variabele om deze in te voegen. Voorbeelden:
{klant_naam}: de naam van de klant{factuur_nummer}: het factuurnummer{factuur_totaal}: het totaalbedrag{vervaldatum}: de vervaldatum van de factuur{bedrijfsnaam}: je eigen bedrijfsnaam
E-mailgeschiedenis
Bij elke klant kun je onder het tabblad E-mails zien welke e-mails er zijn verstuurd, inclusief datum en onderwerp.