Talen en landen#

Je kunt klanten in hun eigen taal factureren en mailen. Welke talen je gebruikt, beheer je onder Systeem → Communicatietalen. De landen die je bij klanten, leveranciers en je bedrijfsgegevens kiest, beheer je onder Systeem → Landen.

Hoe wordt de taal bepaald?#

Elke klant heeft een Voorkeurstaal, in het blok Voorkeuren van de klant. Bij een nieuwe klant staat daar de standaardtaal van het land uit je bedrijfsgegevens. Zie Klanten beheren.

• Facturen: een nieuwe factuur krijgt de voorkeurstaal van de klant. De taal bepaalt de teksten op de PDF en de e-mails over die factuur. Een andere taal kiezen voor één factuur lees je in Factuur-PDF.
• E-mails: je klant krijgt de tekst uit het tabblad van de eigen taal in het template. Zie E-mailtemplates.
• Klantenportaal: je klant ziet het portaal in de voorkeurstaal. Kiest je klant in het portaal een andere taal, dan wordt dat de nieuwe voorkeurstaal, ook voor je volgende facturen en e-mails.
• Klanten zonder voorkeurstaal krijgen de standaardtaal.

Communicatietalen beheren#

Onder Systeem → Communicatietalen staan Nederlands, Engels, Duits en Frans. Dat zijn systeemtalen: je herkent ze aan "(Systeem)" achter de naam. Voor deze talen levert ZZP Tool alle teksten, en je kunt ze niet verwijderen.

• Standaard: de taal voor klanten zonder voorkeurstaal. Er is altijd één standaardtaal.
• Teksten op de factuur-PDF: per taal pas je de woorden op de PDF aan, verdeeld over blokken zoals Factuurtype labels, Koptekst, Tabelkolommen, Totalen, Betalingsgegevens en Voettekst. Sommige velden gebruiken een variabele, bijvoorbeeld :days en :date bij Betalingstermijn voor het aantal dagen en de uiterste betaaldatum. De helptekst bij het veld zegt welke variabelen werken.

Gewijzigde PDF-teksten komen op nieuwe PDF's. Een verstuurde factuur houdt de PDF zoals hij verstuurd is.

Een eigen taal toevoegen#

Wil je bijvoorbeeld in het Spaans factureren, klik dan op Communicatietaal aanmaken.

1. Vul een Taalcode in (bijvoorbeeld es) en een Taalnaam (bijvoorbeeld Español).
2. Kies bij Terugvaltaal een systeemtaal. Dit veld verschijnt bij een taal die ZZP Tool zelf niet kent. Het klantenportaal en de vaste teksten in portaalmails verschijnen voor deze taal in de terugvaltaal.
3. Vertaal de PDF-teksten. Ze zijn eerst in het Nederlands ingevuld.
4. Klik op Aanmaken.

Vertaal daarna in je E-mailtemplates het tabblad van de nieuwe taal. Daar staat eerst de standaardtekst van je terugvaltaal.

Landen beheren#

Onder Systeem → Landen staat de lijst met landen. Je kunt landen toevoegen en aanpassen. Een paar velden doen meer dan je zou denken:

• Standaardland: staat voorgeselecteerd bij nieuwe klanten en leveranciers. Er is er maar één.
• EU-lidstaat en Standaardland bepalen samen welk btw-type een nieuwe factuur voorstelt; zie Btw-typen.
• Standaardtaal: wordt voorgesteld als je de ISO-landcode invult. De standaardtaal van het land in je bedrijfsgegevens wordt de voorgestelde voorkeurstaal van nieuwe klanten.
• Sorteervolgorde: de volgorde in keuzelijsten.

Een land dat nog bij een klant, leverancier of je bedrijfsgegevens staat, of het standaardland is, kun je niet verwijderen.