E-mailtemplates#

ZZP Tool stuurt e-mails bij facturen, herinneringen, uitnodigingen en het klantenportaal. De tekst van die e-mails pas je aan onder E-mail → E-mailtemplates. Je hebt het recht Instellingen: Bewerken nodig.

Je kunt geen templates toevoegen of verwijderen: er is er één per soort e-mail.

Een template aanpassen#

1. Ga naar E-mail → E-mailtemplates en klik op een template.
2. Kies onder Inhoud per taal het tabblad van een taal.
3. Pas Onderwerp en Inhoud aan.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Bovenaan staat het E-mailaccount voor mails die vanzelf uitgaan, zoals automatische herinneringen en portaalmails. Staat daar Standaardaccount, dan gaat de mail via je standaardaccount, ook als je later een ander account standaard maakt. Kies hier alleen een account als de mail van dit template altijd via dat account moet gaan. Bij Factuur verstuurd, Incasso en Welkomstmail klant kies je het account in het verzendscherm, net als bij een herinnering die je zelf verstuurt. Zie E-mail instellen en versturen.

In de Inhoud kun je ook een afbeelding plakken of slepen. Die komt in de map "Editor-afbeeldingen" en is openbaar, zodat de ontvanger hem ziet. Daarvoor heb je Media: Bekijken en Media: Uploaden nodig.

Talen#

Er is een tabblad per communicatietaal, en elk tabblad begint met een standaardtekst in die taal. Je klant krijgt de tekst uit het tabblad van de eigen voorkeurstaal. Pas je alleen de Nederlandse tekst aan, dan krijgen klanten met een andere taal nog de standaardtekst; loop dus ook de andere tabbladen na.

Onderwerp en inhoud zijn alleen in de standaardtaal verplicht. De Uitnodiging en de Welkomstmail gebruiker gaan in de standaardtaal. Welke talen je hebt en hoe de taal van een klant bepaald wordt, lees je in Talen en landen.

Welke templates zijn er?#

Je ziet alleen de templates van je modules. Van de herinneringen zie je er zoveel als je in je bedrijfsinstellingen hebt gekozen.

Template	Wanneer wordt hij verstuurd?
Factuur verstuurd	Je verstuurt een factuur
1e, 2e en 3e herinnering	Je verstuurt een herinnering, of de automatische herinneringen doen het
Betalingsherinnering	Alleen als reserve, als een genummerde herinnering ontbreekt
Betaling ontvangen	Je klant heeft online betaald, zie Online betalen
Incasso	Je draagt een factuur over aan een incassobureau. Deze mail gaat naar het bureau, niet naar je klant
Welkomstmail klant	Nooit vanzelf. Het is een begintekst die je kiest bij E-mail opstellen of E-mail versturen op een klant
Uitnodiging	Je voegt een gebruiker toe die al een account heeft
Welkomstmail gebruiker	Je voegt een nieuwe gebruiker toe. Bevat een tijdelijk wachtwoord
Portaal uitnodiging	Je nodigt een klant uit voor het klantenportaal
Portaal wachtwoord reset	Je klant vraagt een nieuw portaalwachtwoord aan
Ticket antwoord	Je reageert op een ticket uit het portaal
Ticket gesloten	Je sluit een ticket uit het portaal en laat Klant per e-mail informeren aan
Offerte notificatie	Je stuurt een offerte bij een serviceaanvraag

Bij een factuur, herinnering, incasso of e-mail die je zelf verstuurt, zie je de tekst vooraf en kun je hem nog aanpassen. Automatische herinneringen gaan met de tekst van het template zoals hij is.

Wat doet de schakelaar Actief?#

Actief werkt alleen bij Betaling ontvangen. Zet je hem uit, dan krijgt je klant na een online betaling geen bevestiging. Alle andere e-mails worden altijd verstuurd als de bijbehorende actie gebeurt. Wil je geen automatische herinneringen meer, zet die dan uit in je bedrijfsinstellingen, zie Betalingen, herinneringen en incasso.

Bij de portaaltemplates staat de schakelaar er niet.

Placeholders gebruiken#

Een placeholder vult automatisch gegevens in, in het onderwerp en in de inhoud. Je schrijft hem met twee accolades en een spatie aan beide kanten: {{ klant_naam }}.

Onderaan elk template staat welke placeholders daar werken. Klik op een placeholder om hem te kopiëren en plak hem in je tekst. Let op de spelling: een placeholder die niet precies klopt, zoals {{ klantnaam }} of {klant_naam}, wordt niet ingevuld en komt letterlijk in de mail.

Placeholder	Wordt ingevuld met
{{ klant_naam }}, {{ bedrijfsnaam }}	De naam van je klant en je eigen bedrijfsnaam, in alle mails aan klanten
{{ factuurnummer }}, {{ factuurdatum }}, {{ vervaldatum }}	Nummer, datum en uiterste betaaldatum van de factuur
{{ totaalbedrag }}, {{ openstaand_bedrag }}	Het totaal van de factuur en wat nog openstaat
{{ betaallink }}	Een link waarmee je klant de factuur online opent en, met online betalen, betaalt (Factuur verstuurd en herinneringen)
{{ betaald_bedrag }}, {{ betaaldatum }}	Het betaalde bedrag en de datum (Betaling ontvangen)
{{ incassobureau_naam }}, {{ herinnering_overzicht }}	Het incassobureau en een overzicht van de eerdere mails over de factuur (Incasso)
{{ organisatie_naam }}, {{ emailadres }}	De naam van je omgeving en het e-mailadres van de gebruiker (Uitnodiging en Welkomstmail gebruiker)
{{ uitnodiger_naam }}, {{ uitnodiging_url }}	Wie uitnodigt, en de link om te accepteren (Uitnodiging)
{{ gebruiker_naam }}, {{ wachtwoord }}, {{ login_url }}	Naam, tijdelijk wachtwoord en inloglink (Welkomstmail gebruiker)
{{ ticketnummer }}, {{ ticket_onderwerp }}	Nummer en onderwerp van het ticket (ticket- en offertemails)
{{ ticket_knop }}, {{ ticket_url }}	Een knop naar het ticket of de offerte, of alleen het webadres als tekst
{{ activatie_knop }}, {{ reset_knop }}	De knop waarmee je klant een portaalwachtwoord kiest of opnieuw instelt

Haal geen placeholders weg die de ontvanger nodig heeft om binnen te komen. Zonder {{ wachtwoord }} en {{ login_url }} kan een nieuwe gebruiker niet inloggen met de welkomstmail. Zonder {{ uitnodiging_url }} mist de uitnodiging de link om te accepteren.

De knoppen in de portaaltemplates zet je waar je wilt. Laat je {{ ticket_knop }}, {{ activatie_knop }} of {{ reset_knop }} weg, dan zetten we de knop onderaan de mail.

Meldingen aan jezelf en je team#

Meldingen aan jou of je collega's, bijvoorbeeld als een klant op een ticket of offerte reageert, een profielwijziging aanvraagt of vraagt om het portaalaccount te verwijderen, kun je niet aanpassen. Je ziet ze wel terug onder E-mail → Verzonden e-mails.