Notities en bestanden#

Bij elke klant kun je interne notities bijhouden en bestanden opslaan. Dit helpt je om belangrijke informatie en documenten centraal te bewaren.

Notities#

Notities zijn interne aantekeningen die alleen zichtbaar zijn voor jou en je medewerkers. Klanten zien deze notities niet.

Een notitie toevoegen#

1. Open een klant via Klanten → Relaties
2. Ga naar het tabblad Notities
3. Klik op Nieuwe notitie
4. Vul een titel en inhoud in
5. Klik op Opslaan

Wat kun je vastleggen?#

Gebruik notities voor bijvoorbeeld:

• Afspraken en gespreksverslagen
• Bijzonderheden over de klant
• Interne opmerkingen over betalingsgedrag
• Actiepunten en opvolging
• Voorkeuren van de klant

Notities beheren#

In het notitie-overzicht zie je per notitie:

• De inhoud van de notitie
• Wie de notitie heeft aangemaakt
• Wanneer de notitie is aangemaakt

Notities worden gesorteerd op datum, met de nieuwste bovenaan. Je eigen notities kun je altijd bewerken en verwijderen; die van een collega alleen met het recht Klanten: Bewerken.

Bestanden#

Elke klant heeft een eigen map in de bestandsbrowser. Hier kun je documenten opslaan die bij de klant horen.

Bestanden uploaden#

1. Open een klant
2. Ga naar het tabblad Bestanden
3. Je ziet de bestandsbrowser, geopend in de map van de klant
4. Upload bestanden via de uploadknop of door ze te slepen

Bestanden in een klantmap zetten vraagt de rechten Klanten: Bewerken en Media: Uploaden. Zonder die rechten kun je de bestanden wel bekijken, maar niets toevoegen.

Automatische mapstructuur#

Wanneer je een klant aanmaakt, wordt automatisch een map aangemaakt onder "Klanten":

Klanten/
├── Bedrijf A/
│   └── Facturen/
├── Bedrijf B/
│   └── Facturen/
└── ...

De submap "Facturen" wordt automatisch aangevuld met factuur-PDF's wanneer je facturen aanmaakt voor deze klant. Deze submap zie je alleen met het recht Facturen: Bekijken. Meer over wie welke map ziet, lees je in Bestanden beheren.

Voorbeelden van klantbestanden#

• Contracten en overeenkomsten
• Offertes en voorstellen
• Ondertekende documenten
• Correspondentie
• Projectdocumenten

E-mailgeschiedenis#

Onder het tabblad E-mails zie je een overzicht van alle e-mails die naar deze klant zijn verstuurd vanuit ZZP Tool:

• Verstuurde facturen
• Betalingsherinneringen
• Portaaluitnodigingen
• Overige e-mails

Per e-mail zie je het onderwerp, de datum en het type.

Het tabblad zie je met het recht E-mails: Bekijken. Verstuurde facturen en betalingsherinneringen staan er alleen tussen als je ook Facturen: Bekijken hebt.