Bonnen scannen#

ZZP Tool kan PDF-bonnen en facturen automatisch uitlezen. Het systeem extraheert de leverancier, bedragen, btw en regelitems, zodat je ze niet handmatig hoeft in te voeren.

Enkele bon scannen#

Bij het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur via Boekhouding → Inkoopfacturen → Nieuwe inkoopfactuur kun je een bon uploaden:

1. Upload een PDF, JPG of PNG bij het veld Bon
2. Het systeem leest de bon uit en vult automatisch in:
   • Leveranciersnaam
   • Factuurdatum
   • Regelitems (omschrijving, aantal, stukprijs, btw-percentage)
   • Totaalbedrag
3. Controleer de uitgelezen gegevens en corrigeer waar nodig
4. Sla de inkoopfactuur op

Meerdere bonnen tegelijk#

Via de knop Scan & Verwerk bovenaan Boekhouding → Inkoopfacturen kun je meerdere bonnen in één keer verwerken. Daarvoor heb je de rechten Boekhouding (overzichten): Bewerken en Uitgaven: Aanmaken nodig:

1. Upload één of meer PDF-bestanden
2. Elk bestand wordt automatisch gescand
3. Per bon zie je de uitgelezen gegevens:
   • Leverancier: wordt automatisch gekoppeld als er een match is in je leverancierslijst
   • Datum en bedrag: uitgelezen van de bon
   • Regelitems: met omschrijving, aantal, prijs en btw
   • Categorie: automatisch voorgesteld op basis van de omschrijving
4. Bewerk de gegevens per bon indien nodig
5. Klik op Verwerken om de inkoopfacturen definitief aan te maken

Leverancier herkenning#

Het systeem probeert de leverancier automatisch te herkennen door:

• IBAN-nummer te matchen met bestaande leveranciers
• Bedrijfsnaam te vergelijken met je leverancierslijst
• KVK- en btw-nummer te controleren

Categorie voorstellen#

Op basis van de omschrijving van de bon stelt het systeem automatisch een kostencategorie voor. Dit is een suggestie die je altijd kunt aanpassen.

Banktransactie koppelen#

Als je banktransacties hebt geïmporteerd, probeert het systeem de bon automatisch te matchen met een transactie op basis van:

• Bedrag
• IBAN van de leverancier
• Referentienummer
• Leveranciersnaam

Opslag van bonnen#

Gescande bonnen worden automatisch opgeslagen in je bestandsbeheer, georganiseerd per jaar en kwartaal. Deze mappen zie je alleen met het recht Uitgaven: Bekijken, en bonnen zijn nooit openbaar te openen:

Boekhouding/
├── 2026/
│   ├── Q1/
│   ├── Q2/
│   └── ...

Zo heb je altijd een digitaal archief van al je bonnen.

Tips#

• Zorg dat de bon goed leesbaar is. Een scherpe foto of duidelijke PDF geeft het beste resultaat.
• Controleer altijd de btw-percentages, deze worden soms onjuist uitgelezen
• Stel standaard categorieën in bij je leveranciers voor snellere verwerking