Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
Klantenportaal instellen
Met het klantenportaal geef je je klanten een eigen inlogomgeving waar ze hun facturen kunnen inzien, supporttickets kunnen aanmaken en documenten kunnen bekijken.
Portaal activeren
Het klantenportaal is een aparte module die je activeert in je omgeving via Systeem → Abonnement. Zodra het portaal actief is, zijn de portaalfuncties beschikbaar in het klantenbeheer.
Een klant uitnodigen
Om een klant toegang te geven tot het portaal heb je het recht Portal tickets: Bewerken nodig. Daarna:
- Ga naar Klanten → Relaties en open de klant
- Ga naar het tabblad Portaal
- Klik op Uitnodigen voor portaal
- De klant ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink
Uitnodiging
De uitnodigingslink is 7 dagen geldig. De klant klikt op de link en stelt een eigen wachtwoord in. Daarna kan de klant inloggen op het portaal.
Als de link is verlopen, kun je een nieuwe uitnodiging versturen. De oude link wordt automatisch ongeldig.
Wat ziet de klant?
Na het inloggen heeft de klant toegang tot:
Facturen
- Overzicht van alle facturen
- Status per factuur (verzonden, betaald, vervallen, etc.)
- Factuur downloaden als PDF
- Vervaldatum en betalingsinformatie
Tickets
Als tickets zijn ingeschakeld, kan de klant:
- Nieuwe supporttickets aanmaken
- De status van bestaande tickets volgen
- Berichten uitwisselen met jou
- Bestanden bijvoegen aan tickets
Er zijn twee typen tickets:
| Type | Prefix | Gebruik |
|---|---|---|
| Ticket | T-JJJJ-XXXX | Algemene vragen en problemen |
| Serviceaanvraag | SA-JJJJ-XXXX | Aanvragen met een product en offerte |
Bij een serviceaanvraag kan de klant een product en gewenst aantal opgeven. Jij kunt vervolgens een offerte sturen die de klant kan accepteren of afwijzen.
Documenten
Als documenten zijn ingeschakeld, kun je bestanden delen met de klant:
- Deel een document via Document delen in het klantenbeheer. Je kiest een bestand dat al in de map van de klant staat; staat het er nog niet, upload het dan eerst via het tabblad Bestanden (zie Notities en bestanden)
- Delen kan met het recht Klanten: Bewerken of Portal tickets: Bewerken
- De klant kan deze documenten downloaden in het portaal
- Handig voor contracten, handleidingen of rapportages
Account
De klant kan de eigen accountgegevens bekijken en wijzigen:
- E-mailadres en wachtwoord wijzigen
- Contactgegevens bijwerken
- Account verwijderen (op verzoek)
Wijzigingsverzoeken voor bepaalde velden moeten door jou worden goedgekeurd. Een wijzigingsverzoek gaat naar je collega's met het recht Wijzigingsverzoeken: Bewerken, een verzoek om het account te verwijderen naar collega's met Klanten: Bewerken. Heeft niemand dat recht, dan krijgt de eigenaar het verzoek.
Portaaltoegang intrekken
Je kunt de portaaltoegang van een klant intrekken (ook dit vraagt Portal tickets: Bewerken):
- Open de klant
- Ga naar het tabblad Portaal
- Klik op Portaal uitschakelen
De klant kan dan niet meer inloggen. Eerdere gegevens (tickets, documenten) blijven bewaard.
Portaal-URL
Het klantenportaal is bereikbaar via je omgevings-URL met /portal (bijv. jouwbedrijf.zzp-tool.nl/portal). Klanten loggen in met hun e-mailadres en het wachtwoord dat ze bij de uitnodiging hebben ingesteld.