Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
Betalingen bijhouden
Na het versturen van een factuur wil je bijhouden of en wanneer de betaling binnenkomt. ZZP Tool biedt hiervoor een compleet betalingsworkflow.
Factuurstatussen
Een factuur doorloopt de volgende statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet verzonden, vrij bewerkbaar |
| Verzonden | Verzonden naar de klant, wacht op betaling |
| Deels betaald | Een deel van het bedrag is ontvangen |
| Betaald | Volledig betaald |
| Vervallen | De vervaldatum is verstreken zonder betaling |
| Herinnering | Er is een betalingsherinnering verstuurd |
| Incasso | De factuur is uit handen gegeven |
| Afgeboekt | De factuur is afgeboekt als oninbaar |
| Geannuleerd | De factuur is geannuleerd |
Een betaling registreren
Wanneer je een betaling ontvangt:
- Open de factuur via Facturatie → Facturen
- Klik op de actie Markeer als betaald (hiervoor heb je Facturen: Bewerken of Boekhouding (overzichten): Bewerken nodig)
- Vul in:
- Betaaldatum: de datum waarop de betaling is ontvangen
- Betaalmethode: bankoverschrijving of contant
- Klik op Bevestigen
De factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt naar Betaald.
Betalingsherinneringen
Als een klant niet op tijd betaalt, kun je betalingsherinneringen versturen.
Handmatig herinneren
- Open de vervallen factuur
- Klik op Herinnering versturen (hiervoor heb je Facturen: Versturen nodig)
- Het systeem stuurt een herinneringsmail naar de klant
Het aantal verstuurde herinneringen en de datum van de laatste herinnering worden bijgehouden.
Automatische herinneringen
Je kunt automatische herinneringen instellen via Systeem → Instellingen:
- Automatische herinneringen aan/uit: schakel de functie in
- 1e herinnering na: aantal dagen na de vervaldatum (standaard: 1 dag)
- 2e herinnering na: aantal dagen na de 1e herinnering (standaard: 14 dagen)
- 3e herinnering na: aantal dagen na de 2e herinnering (standaard: 7 dagen)
- Maximum aantal: hoeveel herinneringen er maximaal verstuurd worden (1-3)
Creditfactuur aanmaken
Als je een factuur moet corrigeren na het versturen, maak je een creditfactuur aan:
- Ga naar Facturatie → Facturen → Nieuwe factuur
- Kies als type Creditnota
- Selecteer de oorspronkelijke factuur
- Voeg de te crediteren regels toe (met negatieve bedragen)
De creditfactuur wordt automatisch gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur.
Zodra je de creditfactuur verstuurt, gaat het openstaande bedrag van de oorspronkelijke factuur met het gecrediteerde bedrag omlaag. Je klant krijgt dan geen herinnering of betaallink meer voor het gecrediteerde deel. Is de factuur volledig gecrediteerd, dan staat hij op Betaald: er staat niets meer open, ook al is er niets overgemaakt. Had je klant al betaald, dan moet je het gecrediteerde bedrag zelf terugbetalen.
Incasso (uit handen geven)
Voor hardnekkige wanbetalers kun je de incassoprocedure starten. De factuur gaat dan per e-mail naar het incassobureau, dus je hebt het recht Facturen: Versturen nodig, plus Facturen: Bewerken, Boekhouding (overzichten): Bewerken of Incassobureaus: Bewerken:
- Open de factuur
- Klik op Incasso starten
- Het systeem registreert de incassodatum en eventuele incassokosten
Je kunt de voortgang bijhouden: geïncasseerd bedrag, kosten en openstaand saldo.
Factuurnummering
ZZP Tool genereert automatisch factuurnummers in het formaat JJ-K-XXXX (jaar-kwartaal-volgnummer). Bijvoorbeeld: 26-2-0001 voor de eerste factuur in het tweede kwartaal van 2026. Het volgnummer loopt automatisch op per kwartaal.