Betaalverzoeken#

Met een betaalverzoek laat je iemand een bedrag betalen zonder factuur, bijvoorbeeld een aanbetaling of een klus die je ter plekke afrekent. Je maakt het verzoek, deelt de link (via WhatsApp, mail of hoe je wilt) en je klant betaalt online, bijvoorbeeld met iDEAL, op je eigen Mollie-account. ZZP Tool boekt de betaling zelf.

Je hebt er een gekoppeld Mollie-account voor nodig (zie Online betalen), maar niet de module Facturatie. Het menu-item Bedrijf → Betaalverzoeken, boven Betaalinstellingen, verschijnt zodra je Mollie hebt gekoppeld; op de pagina van een klant staat de knop Betaalverzoek maken. Een verzoek maken kan pas als je verificatie bij Mollie is afgerond en er bij Betaalinstellingen minstens één betaalmethode aan staat.

Een betaalverzoek maken#

1. Klik in de lijst of op de pagina van een klant op Betaalverzoek maken. Het formulier schuift open over de pagina.
2. Vul het Bedrag in en kies bij Bedrag is of het Excl. btw of Incl. btw is. Standaard staat Excl. btw aan, op de pagina van een particuliere klant Incl. btw. Onder het bedrag zie je het bedrag exclusief btw, de btw en wat je klant betaalt, en het maximum, ook exclusief en inclusief btw. Bij Geen btw is er niets te kiezen.
3. Kies de Btw: 21%, 9% of Geen btw (bijvoorbeeld met de KOR). Je standaardtarief staat al gekozen; gebruik je de KOR en zit je onder de grens, dan Geen btw. Gebruik je de KOR zonder Facturatie of Boekhouding, dan kun je hem in ZZP Tool niet aanzetten: kies dan zelf Geen btw. Zit je met de KOR dicht bij de grens of eroverheen, dan meldt het formulier dat: betaalverzoeken tellen mee.
4. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld "Aanbetaling badkamer". Een link, e-mailadres, telefoon- of rekeningnummer mag er niet in staan: zo voorkomen we misbruik door oplichters.
5. Kies eventueel een Klant. Zakelijke klant staat aan; zet hem uit voor een particulier. Aan, en zonder gekozen klant, vul je naast de klant de Bedrijfsnaam in (zie hieronder).
6. Onder Meer opties vul je eventueel de Naam betaler, het E-mail betaler en een Interne notitie in die je klant niet ziet.

Een verzoek is hooguit € 2.500 inclusief btw (de eerste 30 dagen van je omgeving € 500). Het formulier toont het maximum onder het bedrag en zegt het al als je erboven zit. Per dag maak je er hooguit 20, samen voor hooguit € 5.000. Je hebt Betaalverzoeken: Bekijken en Aanmaken nodig.

Delen en versturen#

Heb je Betaalverzoeken: Versturen, dan opent na het aanmaken Betaalverzoek delen: stuur de link via WhatsApp, kopieer hem, of mail hem met Mail naar … als jij een e-mailadres van de betaler invulde. Op de pagina van het verzoek doe je dat later met Delen of Versturen per e-mail.

Op de pagina van een verzoek staat Delen los bovenaan. De andere acties staan in het menu met de drie puntjes ernaast. Heb je een klant gekoppeld met een mobiel nummer en mag je die klant bekijken, dan opent WhatsApp meteen bij dat nummer; anders kies je zelf het contact.

De link werkt 14 dagen; daarna staat het verzoek op Verlopen. Met Verlengen is hij weer 14 dagen geldig, vanaf vandaag (vraagt Bewerken). Kwam de link bij de verkeerde persoon terecht, gebruik dan Link vernieuwen (vraagt Versturen): de oude werkt meteen niet meer.

De mails over het verzoek, zoals het verzoek zelf en de bevestiging na de betaling, staan onderaan de pagina bij Verzonden e-mails, met hun status. Een mail in de Wachtrij houd je daar tegen met Annuleren. Dat blok zie je met Betaalverzoeken: Versturen: de mail bevat de betaallink.

Op de betaalpagina ziet je klant het bedrag, de omschrijving en je bedrijfsnaam zoals Mollie die kent, nooit wat jij over de betaler invulde. De link kan immers doorgestuurd worden.

Zakelijke klanten#

Een zakelijke klant heeft een factuur nodig om de btw af te trekken, ook bij een vooruitbetaling. Daarom staat de schakelaar Zakelijke klant standaard aan; op de pagina van een particuliere klant staat hij uit. Zet hem uit voor een particulier. Zonder Facturatie maak je die factuur zelf.

• Zonder gekozen klant vul je de Bedrijfsnaam in, naast de Klant: daarmee maakt ZZP Tool na de betaling de klant. Weet je alleen wie er betaalt, vul dan onder Meer opties de Naam betaler in; dan is de bedrijfsnaam niet nodig. Op de betaalpagina kan de betaler onder Factuurgegevens (optioneel) zijn KvK- en btw-nummer en adres aanvullen, en zijn bedrijfsnaam en e-mailadres als jij die openliet. Wat jij zelf invulde, verandert de betaler niet. Ken je de klant al, maak het verzoek dan liever vanaf de klantpagina.
• Na de betaling doet ZZP Tool de rest, als je de modules hebt:
  • met Klantenbeheer koppelt het een bestaande klant als het e-mailadres dat jij invulde bij die klant hoort, en bij geen andere klant;
  • anders maakt het een nieuwe zakelijke klant met de factuurgegevens, als de betaler een adres invulde (straat en plaats) en geen klant op hem lijkt. Zonder adres maakt het geen klant: een factuur moet het adres noemen;
  • hoort het e-mailadres dat jij invulde bij een bestaande klant, maar vulde de betaler een ander KvK-nummer in (een tikfout, of een tweede bedrijf van dezelfde eigenaar), of hoort jouw e-mailadres bij meer dan één klant, dan koppelt ZZP Tool niets en maakt het ook geen nieuwe klant: jij kiest met Klant koppelen of Klant aanmaken;
  • lijkt de betaler alleen op grond van wat hij zelf op de betaalpagina invulde (KvK-nummer, e-mailadres) op een bestaande klant, of lijken twee klanten op hem, dan koppelt ZZP Tool evenmin iets en maakt het geen nieuwe klant: dat doe je zelf met Klant koppelen of Klant aanmaken. Een KvK-nummer kan immers iedereen typen;
  • met Facturatie maakt het een voorschotfactuur, zet die op betaald en mailt hem met de PDF naar je klant. Dat gaat naar het e-mailadres dat jij invulde, anders naar het adres van de klant. Niet voor een klant zonder volledig adres (een factuur moet het noemen), niet voor een klant in het buitenland (zie hieronder), en niet als je de KOR gebruikt en het verzoek btw rekent: de melding zegt dan wat je doet. Kies je bij het aanmaken al een klant, dan zegt het formulier dit vooraf.

Lukt een stap niet, bijvoorbeeld omdat de betaler geen adres invulde of op een bestaande klant lijkt die jij nog moet koppelen, dan zie je op het verzoek de melding Nog af te maken met wat er nog moet. In de lijst met betaalverzoeken staat zo'n verzoek met een waarschuwingsteken, het filter Nog af te maken toont ze allemaal, en op je dashboard noemt Actie vereist hoeveel het er zijn. Maak het daar af met Klant koppelen of Klant aanmaken. Vulde de betaler geen adres in, vul het dan eerst aan op de klantpagina: een voorschotfactuur ligt meteen vast. Maak daarna de voorschotfactuur met Voorschotfactuur maken; die mail je zelf vanaf de factuur. Is alleen de mail nog niet verstuurd, verstuur of download de voorschotfactuur dan vanaf de factuur. Heb je het buiten ZZP Tool geregeld, klik dan op Melding wegzetten.

Een zakelijke klant in het buitenland: in een ander EU-land met een btw-nummer, of buiten de EU? Een factuur aan zo'n klant krijgt vaak verlegde btw of 0% (zie Btw en factuurtypen), en een voorschotfactuur van het verzoek zou een binnenlandse factuur zijn. Daarom maakt ZZP Tool dan geen voorschotfactuur vanzelf. Overleg met je boekhouder hoe je dit afhandelt en klik daarna op Melding wegzetten. Een klant in een ander EU-land zonder btw-nummer krijgt de voorschotfactuur wel, tegen het tarief van het verzoek: het factuurformulier stelt voor zo'n klant ook Binnenland voor.

Gebruik je de KOR, kies dan Geen btw op het verzoek. Rekent het verzoek toch btw, dan komt er geen voorschotfactuur: een factuur rekent onder de KOR geen btw en kan die van het verzoek dus niet noemen. Maak dan ook geen gewone factuur ernaast (die telt de omzet dubbel), maar overleg met je boekhouder.

De mail met de voorschotfactuur kun je aanpassen of uitzetten bij het template Voorschotfactuur van een betaalverzoek (zie E-mailtemplates).

Na de betaling#

• Het verzoek staat op Betaald. Na een online betaling krijgt je klant de mail Betaalverzoek betaald, als je een e-mailadres van de betaler hebt.
• Op de betaalpagina ziet je klant Betaald op met de datum en de tijd van de betaling; bij een betaling die jij registreerde alleen de datum. Na 30 dagen zegt de link alleen nog dat het verzoek betaald is.
• De btw telt mee in het kwartaal waarin het geld binnenkwam, en de omzet in je overzichten.
• Was het een aanbetaling? Met Facturatie verreken je hem met Verrekenen op factuur: dat trekt het bedrag af op je eindfactuur, ook als er een voorschotfactuur is. Zonder Facturatie trek je het bedrag zelf af op je eindfactuur, als een regel met een negatief bedrag tegen hetzelfde tarief. Anders betaal je de btw dubbel.
• Met Facturatie maak je een voorschotfactuur ook zelf met Voorschotfactuur maken, bij een verzoek met een klant met een adres (straat en plaats). Hij ligt meteen vast. Hij telt niet nog eens mee in je aangifte of omzet: de btw hoort bij het verzoek.
• Ontvangsten exporteren op de lijst met betaalverzoeken geeft per jaar of kwartaal een CSV met de ontvangsten en hun btw, handig voor je boekhouder, ook zonder de module Boekhouding.

Verrekenen vraagt Betaalverzoeken: Bewerken en Facturen: Bewerken; een voorschotfactuur maken ook Facturen: Aanmaken en Versturen. Klant koppelen vraagt Betaalverzoeken: Bewerken en Klanten: Bekijken, Klant aanmaken Betaalverzoeken: Bewerken en Klanten: Aanmaken, en Melding wegzetten Betaalverzoeken: Bewerken.

Betaling buiten Mollie, terugbetalen en annuleren#

• Betaling registreren: je klant betaalde toch met een overboeking of contant. Je kiest de Datum (niet in de toekomst, niet in een afgesloten boekjaar en niet in een kwartaal waarvan je de btw-aangifte al hebt vastgelegd) en de Betaalwijze: Bankoverschrijving of Contant. Het verzoek staat daarna op Betaald.
• Terugbetaling registreren: je betaalde buiten Mollie geld terug, het hele bedrag of een deel. Een terugbetaling via je Mollie-dashboard boekt zichzelf: registreer die niet nog eens. Is alles terugbetaald, dan staat het verzoek op Terugbetaald.
• Annuleren: de link werkt niet meer. Het verzoek blijft bewaard voor je administratie; verwijderen kan niet.

Boekt je klant een online betaling terug bij zijn bank, dan staat het verzoek op Teruggeboekt. Betaalt hij daarna alsnog, bijvoorbeeld met een overboeking, registreer dat dan met Betaling registreren. Het verzoek staat weer op Betaald; dat telt niet opnieuw als omzet, want de btw van de eerste betaling bleef aangegeven.

Alles wat binnenkwam of terugging, staat in het blok Ontvangsten op het verzoek. Een boeking die je zelf registreerde en die niet klopt, bijvoorbeeld een overboeking die bij een ander verzoek hoort, haal je weg met Verwijderen bij die boeking. Het verzoek volgt wat er overblijft: zonder ontvangst staat het weer open. Verwijderen kan zolang de btw-aangifte van dat kwartaal niet is vastgelegd en het boekjaar niet is afgesloten. Het kan niet als er al een voorschotfactuur is gemaakt of het verzoek op een verstuurde factuur is verrekend: corrigeer die eerst met een creditnota. Is er van een ontvangst al geld terugbetaald, verwijder dan eerst de terugbetaling. Een betaling via Mollie verwijder je niet; die corrigeer je in Mollie.

Is er een voorschotfactuur en betaal je daarna geld terug, dan vraagt het verzoek je die voorschotfactuur voor dat bedrag te crediteren met een creditnota (zie Creditnota's). Een creditnota rekent met het bedrag exclusief btw, dus door de afronding kan hij een cent afwijken van de terugbetaling. Dat is goed: de melding verdwijnt dan ook. Was het verzoek al verrekend op een verstuurde factuur, dan meldt het verzoek dat die factuur meer aftrekt dan er nog ontvangen is: corrigeer dat met een aanvullende factuur.

Met Btw instellen pas je de btw van een verzoek later aan. Dat kan niet meer als de btw-aangifte van het kwartaal van de betaling is vastgelegd, het boekjaar is afgesloten, of het verzoek op een factuur staat of een voorschotfactuur heeft. Met Notitie bewerken pas je je interne notitie aan.

Deze acties vragen Betaalverzoeken: Bewerken; registreren, verwijderen en de btw instellen kan ook met Boekhouding (overzichten): Bewerken.

Privacy#

Van een verzoek dat verloopt of dat je annuleert zonder dat er betaald is, wist ZZP Tool na 90 dagen de naam, het e-mailadres en de factuurgegevens van de betaler, en de mails aan de betaler. Een betaald verzoek hoort bij je administratie en blijft bewaard. De omschrijving en je interne notitie blijven altijd staan: zet daar geen gegevens van de betaler in.

Wie je een betaalverzoek stuurt, is niet altijd al je klant. Noem betaalverzoeken daarom ook in je eigen privacyverklaring, net als je facturen.