Creditnota's#

Een verzonden factuur kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Klopt er iets niet, of krijgt je klant geld terug, dan maak je een creditnota: die draait de factuur geheel of gedeeltelijk terug. Zo nodig maak je daarna een nieuwe, juiste factuur.

Een creditnota maken#

1. Open de verzonden factuur.
2. Klik op Creditnota aanmaken en daarna op Bevestigen.
3. Je komt op het bewerkscherm van een nieuwe creditnota. Die is nog een concept, met de klantgegevens, het btw-type, de taal en alle regels van de factuur. De factuurdatum is vandaag. Betreft en Notities van de factuur gaan niet mee; vul ze zo nodig zelf in, bijvoorbeeld met de reden van de creditering.
4. Klik op Wijzigingen opslaan en open de creditnota via Facturatie → Facturen. Op die pagina pas je de regels aan in het blok Factuurregels. Wil je alles crediteren, laat ze dan staan.
5. Verstuur de creditnota met Factuur versturen, zoals een gewone factuur. Zie Facturen versturen.

De knop Creditnota aanmaken staat alleen op een verzonden factuur (geen concept, pro-forma of creditnota), en alleen zolang er nog iets te crediteren valt. Je hebt Facturen: Aanmaken nodig, en om de creditnota te versturen ook Facturen: Versturen en Facturen: Bewerken.

Regels invullen: welk teken?#

Vul op de regels in wat je crediteert, zoals het op de factuur staat: een product met een positief bedrag, een korting met een minteken. De creditnota draait het teken zelf om. Maak je de overgenomen regels zelf negatief, dan komt de creditnota positief uit en kun je hem niet versturen.

Hoeveel kun je crediteren?#

Nooit meer dan er op de factuur nog te crediteren valt, inclusief btw. Is er al eerder gecrediteerd, dan zie je bij Creditnota aanmaken hoeveel er al gecrediteerd is en hoeveel er nog over is. De nieuwe creditnota neemt toch alle regels over: pas ze aan tot dat bedrag. Kom je erboven, dan weigert ZZP Tool het versturen met een melding en blijft de creditnota een concept.

Een creditnota telt pas mee zodra je hem verstuurt. Een concept verandert nog niets aan de factuur.

Wat gebeurt er met de factuur?#

Zodra je de creditnota verstuurt:

• gaat het openstaande bedrag van de factuur omlaag met het gecrediteerde bedrag. Voor dat deel krijgt je klant geen herinneringen en geen betaallink meer.
• staat een volledig gecrediteerde factuur op Betaald: er staat niets meer open, ook al is er niets overgemaakt.
• houdt een deels gecrediteerde factuur zijn status, met een lager openstaand bedrag.

Had je klant de factuur al (deels) betaald, dan crediteer je mogelijk meer dan er nog openstaat. Dat verschil staat als openstaand bedrag op de creditnota: dat betaal je je klant zelf terug, bijvoorbeeld per overschrijving. Een creditnota kun je niet online laten betalen en krijgt geen herinneringen.

In je BTW Overzicht verlaagt een creditnota de omzet en btw in de periode van de datum van de creditnota.

Op de PDF#

De PDF heeft de titel Creditnota en toont de bedragen positief: wat je crediteert. Onder het nummer staat Ref. factuur met het nummer van de oorspronkelijke factuur. Een creditnota krijgt een nummer uit dezelfde reeks als je facturen.

Een creditnota vraagt je klant niets te betalen. Er staat geen Betalen voor op en geen betaalzin met je IBAN, maar een zin dat je klant niets hoeft te betalen en dat het bedrag wordt verrekend of terugbetaald. Ook in het klantenportaal staat bij een creditnota geen vervaldatum.

Een losse creditnota#

Je kunt ook bij een concept via Bewerken het Type op Creditnota zetten. Zo'n creditnota is niet gekoppeld aan een factuur: er staat geen referentie op de PDF, er geldt geen limiet en hij verlaagt het openstaande bedrag van geen enkele factuur. Wil je een bepaalde factuur corrigeren, gebruik dan Creditnota aanmaken op die factuur.