Bestanden beheren#

ZZP Tool heeft een ingebouwde bestandsbrowser waarmee je bestanden uploadt, organiseert en beheert. Bestanden worden automatisch georganiseerd, maar je kunt ook je eigen mappenstructuur aanmaken.

De bestandsbrowser#

Ga naar Systeem → Bestanden om de bestandsbrowser te openen. Daarvoor heb je het recht Media: Bekijken nodig.

Navigatie#

• Gebruik de breadcrumbs bovenaan om door mappen te navigeren
• Klik op een map om deze te openen
• Klik op een bestand om de details te bekijken

Weergave#

Schakel tussen twee weergaven:

• Rasterweergave: grote miniaturen, handig voor afbeeldingen
• Lijstweergave: compact overzicht met bestandsnamen en datums

Bestanden uploaden#

1. Klik op Uploaden of sleep bestanden naar het venster
2. Je kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden
3. Bestanden worden in de huidige map geplaatst

Mappen aanmaken#

1. Klik op Nieuwe map
2. Geef de map een naam
3. De map wordt aangemaakt in de huidige locatie

Je kunt mappen nesten om een hiërarchie te creëren, zoals:

Bedrijf/
├── Logo's/
├── Contracten/
└── Marketing/

Bestanden verplaatsen#

1. Selecteer één of meer bestanden via de selectievakjes
2. Klik op Verplaatsen
3. Kies de doelmap

Bestanden verwijderen#

1. Selecteer de bestanden die je wilt verwijderen
2. Klik op Verwijderen
3. Bevestig de actie

Let op: Bestanden die in gebruik zijn op website-pagina's kunnen niet verwijderd worden. Het systeem waarschuwt je als een bestand nog ergens wordt gebruikt.

Automatische organisatie#

ZZP Tool organiseert bepaalde bestanden automatisch:

• Klantenmappen: elke klant krijgt automatisch een eigen map onder "Klanten"
• Factuur-PDF's: worden opgeslagen in de map van de klant, onder "Facturen"
• Uitgavebonnen: worden georganiseerd per jaar en kwartaal onder "Boekhouding"
• Logo's: worden opgeslagen in de map "Bedrijf"
• Afbeeldingen in teksten: een afbeelding die je in een e-mailsjabloon, een e-mail of een HTML-blok van je website plakt, sleept of toevoegt, komt in de map "Editor-afbeeldingen". Zo'n afbeelding is openbaar, zodat de ontvanger of bezoeker hem kan zien. Daarvoor heb je het recht Media: Uploaden nodig. In de gewone tekstvelden van je website kun je geen afbeeldingen plaatsen

Wie ziet welke bestanden?#

Niet elke map is voor iedereen. Naast Media: Bekijken hangt het van de map af wat je ziet:

Map	Zichtbaar met
Klantmappen (onder "Klanten")	Klanten: Bekijken
Facturen in een klantmap	Facturen: Bekijken
Ticketbijlagen in een klantmap	Portal tickets: Bekijken
Bonnen onder "Boekhouding"	Uitgaven: Bekijken
Productafbeeldingen	Producten: Bekijken of Pagina's: Bewerken
Website, "Bedrijf", "Editor-afbeeldingen" en je eigen mappen	Media: Bekijken

Wat je met een bestand mag doen, hangt af van je media-rechten: uploaden en mappen maken vraagt Media: Uploaden, verplaatsen en hernoemen Media: Bewerken en verwijderen Media: Verwijderen. In een klantmap zet, wijzig of verwijder je alleen iets met het recht Klanten: Bewerken.

Klantbestanden, facturen, ticketbijlagen en bonnen zijn vertrouwelijk: ze zijn nooit openbaar te openen, ook niet via een link of je website. Je kunt ze daarom ook niet op een website-pagina gebruiken.

Een PDF in je websitemap, in "Bedrijf" of in een eigen map wordt wél openbaar zodra je hem op je website zet, bijvoorbeeld als download van je brochure of menukaart.

Bestandsdetails#

Klik op een bestand om de details te bekijken:

• Bestandsnaam en type
• Bestandsgrootte
• Upload- en wijzigingsdatum
• Miniatuur (voor afbeeldingen)