Gebruikers en rollen#

Als je met meerdere mensen in je omgeving werkt, kun je extra gebruikers aanmaken en hun toegang beheren met rollen en rechten.

Gebruikers beheren#

Ga naar Systeem → Gebruikers voor het gebruikersbeheer.

Een gebruiker toevoegen#

Klik op Nieuwe gebruiker. Je doorloopt drie stappen:

1. E-mailadres: heeft die persoon al een account, dan krijgt die een uitnodiging voor je omgeving en sla je de volgende stap over.
2. Profiel: naam en taal van de nieuwe gebruiker. Die krijgt een welkomstmail met een tijdelijk wachtwoord en kiest bij de eerste keer inloggen een eigen wachtwoord.
3. Omgeving: optioneel functietitel, telefoon, afdeling en notities, of de gebruiker meteen actief is, en (als je de eigenaar bent) de rollen.

Rollen toewijzen#

Bij het aanmaken of bewerken van een gebruiker kun je één of meer rollen toewijzen. Rollen bepalen welke pagina's en acties de gebruiker ziet en mag uitvoeren.

Rollen toewijzen doet de eigenaar van de omgeving. Nodigt iemand anders een gebruiker uit, dan ziet die het veld Rollen niet en wijst de eigenaar de rol daarna toe. Tot dan komt de nieuwe gebruiker nog niet in de omgeving; in de gebruikerslijst staat bij die persoon Geen rol.

Gebruiker deactiveren#

Zet de schakelaar Actief uit om een gebruiker de toegang te ontnemen zonder het account te verwijderen. Een gedeactiveerde gebruiker komt niet meer in je omgeving en kan ook geen factuur-PDF's, bestanden of exports meer openen via een eerder bewaarde link. De eigenaar kun je niet deactiveren.

Rollen#

Rollen zijn groepen van rechten die je kunt toewijzen aan gebruikers. In plaats van per gebruiker rechten in te stellen, wijs je rollen toe die bepalen wat een gebruiker mag doen.

Standaard rollen#

Elke nieuwe omgeving wordt aangemaakt met zeven standaard rollen:

Rol	Omschrijving
admin	Volledige toegang tot alle functies en instellingen; rollen beheert alleen de eigenaar
manager	Alles behalve gebruikersbeheer en systeeminstellingen
boekhouder	Financiële administratie en boekhouding; ziet alle uren, maar bewerkt ze niet
verkoper	Klantbeheer, offertes en facturen; werkt alleen met de eigen uren
contentbeheerder	Website content en mediabeheer
medewerker	Alleen-lezen toegang zonder financiële gegevens; registreert wel de eigen uren
portalbeheerder	Portaal- en ticketbeheer

Deze rollen dekken de meest voorkomende situaties. Je wijst ze direct toe aan gebruikers, maar je kunt ze niet aanpassen, hernoemen of verwijderen: zo weet je zeker wat een standaardrol inhoudt. Wil je andere rechten, maak dan een eigen rol.

Een eigen rol aanmaken#

Heb je een rol nodig die niet in de standaard set zit? Ga naar Systeem → Rollen en klik op Nieuwe rol. Rollen maken en aanpassen doet de eigenaar van de omgeving.

• Naam: een herkenbare naam voor de rol
• Rechten: vink per onderdeel aan wat de rol mag

Een eigen rol kun je later aanpassen. Verwijderen kan niet zelf; neem daarvoor contact met ons op.

Rechten#

Rechten bepalen wat een gebruiker mag doen. Ze staan per onderdeel, met acties als Bekijken, Aanmaken, Bewerken en Verwijderen. Een paar rechten vragen extra uitleg:

• Facturen: Versturen: facturen, herinneringen en incasso versturen. Dit staat los van aanmaken en bewerken, zodat iemand facturen kan voorbereiden zonder ze zelf de deur uit te doen.
• Urenregistraties: Van iedereen bekijken / Van iedereen bewerken: zonder deze rechten ziet en bewerkt een gebruiker alleen de eigen uren.
• Facturen: Bekijken en Boekhouding (overzichten): Bekijken: bepalen ook of iemand bedragen ziet op projecten, uren en het dashboard. Zie Projecten.
• Scripts: Bewerken (bij Website): eigen scripts op je website plaatsen, zoals Google Analytics. Een script draait op hetzelfde domein als je beheeromgeving en kan daar alles wat een beheerder mag die je website bezoekt. Geef dit recht dus alleen aan wie ook al volledige toegang heeft.

Rechten worden gecontroleerd op elke pagina en actie, ook in widgets, bestanden en links naar PDF's. Een gebruiker zonder het recht Facturen: Aanmaken ziet de knop Nieuwe factuur niet. Mist een collega een knop of pagina, kijk dan welk recht daarvoor nodig is; de eigenaar wijst een rol toe die dat recht heeft.

Tips#

• De standaard rollen dekken de meest voorkomende situaties. Maak alleen een nieuwe rol aan als geen van de bestaande rollen past
• De eigenaar houdt altijd de rol admin; die kun je niet weghalen. Draag je het eigenaarschap over (dat kan alleen de eigenaar), dan krijgt de nieuwe eigenaar automatisch de rol admin
• Een KvK-nummer hoort bij één account. Heb je meerdere omgevingen op hetzelfde KvK-nummer en draag je er één over, dan staat dat nummer daarna bij twee accounts. Geen van beide kan er dan zelf nog een omgeving bij aanmaken; neem daarvoor contact met ons op