Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
Inkoopfacturen registreren
Met de boekhoudmodule houd je al je zakelijke inkoopfacturen bij. Je kunt inkoopfacturen handmatig invoeren of een bon uploaden die automatisch wordt uitgelezen.
Een inkoopfactuur toevoegen
Ga naar Boekhouding → Inkoopfacturen en klik op Nieuwe inkoopfactuur.
Basisgegevens
- Leverancier: selecteer een bestaande leverancier of voer een naam in
- Omschrijving: korte beschrijving van de inkoopfactuur
- Referentie: optioneel, bijv. het factuurnummer van de leverancier
- Btw-type: Binnenlands, Inkoop uit EU, Inkoop buiten EU of BTW verlegd (NL)
Datums en betaling
- Factuurdatum: de datum op de bon of factuur
- Vervaldatum: wanneer de inkoopfactuur betaald moet zijn
- Betaaldatum: invullen zodra je hebt betaald
- Betaalmethode: bankoverschrijving of contant
Factuurregels
Voeg één of meer regels toe aan de inkoopfactuur:
- Omschrijving: wat heb je gekocht?
- Aantal: hoeveel eenheden
- Stukprijs: prijs per eenheid exclusief btw
- Btw-percentage: het btw-tarief dat op de bon staat
- Categorie: koppel de regel aan een kostencategorie
Het totaalbedrag wordt automatisch berekend op basis van de regels.
Bon scannen
Je kunt een foto of PDF van een bon uploaden. Het systeem leest de bon automatisch uit en vult de factuurregels voor je in:
- Klik op Nieuwe inkoopfactuur
- Upload een bestand (PDF, JPG of PNG) bij Bon
- Het systeem extraheert de regels: omschrijving, aantal, prijs en btw
- Controleer de gegevens en pas eventueel aan
- Sla de inkoopfactuur op
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Gescand | Automatisch uitgelezen van een bon, nog niet gecontroleerd |
| Concept | Nog niet afgerond, bewerkbaar |
| Openstaand | Wacht op betaling |
| Betaald | Volledig betaald |
| Geannuleerd | De inkoopfactuur is geannuleerd |
Categorieën
Kostencategorieën helpen je om je kosten te organiseren voor de btw-aangifte en je eigen overzicht. Voorbeelden:
- Kantoorkosten
- Reiskosten
- Software en abonnementen
- Telefoon en internet
- Verzekeringen
Categorieën beheer je via Boekhouding → Categorieën.
Btw op inkoopfacturen
De btw-berekening verschilt per type:
- Binnenlands: je betaalt btw aan de leverancier. Het btw-bedrag wordt opgeteld bij het subtotaal.
- Inkoop uit EU: je berekent zelf de btw (verlegde btw). Het totaal is gelijk aan het subtotaal; de btw wordt apart berekend voor je aangifte.
- Inkoop buiten EU: zelfde als inkoop uit EU: btw wordt verlegd.
- BTW verlegd (NL): voor binnenlandse situaties waar de btw naar jou wordt verlegd.
Boekjaar en bewaarplicht
Inkoopfacturen in een afgesloten boekjaar kunnen niet meer bewerkt of verwijderd worden. Zorg dat je inkoopfacturen tijdig invoert en controleert voordat je het boekjaar afsluit.