Beveiliging en privacy#

ZZP Tool neemt de beveiliging van je gegevens serieus. Hieronder lees je hoe je data beschermd wordt en welke maatregelen je zelf kunt nemen.

Datascheiding#

Elke omgeving heeft een eigen database. Je gegevens worden niet vermengd met die van andere gebruikers. Dit biedt sterke datascheiding:

• Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot je data
• Een fout in een andere omgeving heeft geen invloed op jouw gegevens
• Je data is geïsoleerd op databaseniveau

Wachtwoordbeveiliging#

• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn niet leesbaar, ook niet door beheerders
• Wachtwoorden moeten minimaal 12 tekens lang zijn en kleine letters, hoofdletters en cijfers bevatten
• Bij herhaalde mislukte inlogpogingen wordt het account tijdelijk geblokkeerd (rate limiting)

Sessiebeheer#

• Je sessie is gekoppeld aan je omgeving en browser
• Bij inactiviteit wordt je automatisch uitgelogd
• Het klantenportaal gebruikt een apart sessiesysteem. Portaalgebruikers hebben geen toegang tot het beheerportaal en andersom

Activiteitenlogboek#

Belangrijke acties worden automatisch gelogd:

• Facturen aanmaken, bewerken en verwijderen
• Inkoopfacturen aanmaken en bewerken
• Wijzigingen aan bedrijfsinstellingen
• Banktransacties verwerken

Per logboekinvoer wordt vastgelegd:

• Wie: welke gebruiker de actie heeft uitgevoerd
• Wat: welke wijzigingen zijn doorgevoerd (voor- en na-waarden)
• Wanneer: datum en tijd van de actie

Gebruikerstoegang beheren#

Met rollen en rechten kun je precies bepalen wie wat mag doen in je omgeving:

• Gebruik de standaardrollen, of maak een eigen rol voor een functie die daar niet in past
• Wijs specifieke rechten toe per eigen rol; zo ziet een collega bijvoorbeeld alleen de eigen uren, of geen bedragen
• Deactiveer gebruikers die geen toegang meer nodig hebben. Ze kunnen dan ook geen eerder bewaarde links naar factuur-PDF's, bestanden of exports meer openen

Zie Gebruikers en rollen voor meer informatie.

Bewaarplicht#

ZZP Tool respecteert de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor financiële documenten:

• Verstuurde facturen kunnen niet verwijderd worden binnen 7 jaar
• Afgesloten boekjaren beschermen tegen onbedoelde wijzigingen
• Factuur-PDF's worden veilig bewaard in je bestandsbeheer en zijn nooit openbaar te openen

Klantenportaal beveiliging#

Het klantenportaal is gescheiden van je beheerpaneel:

• Klanten loggen in met een apart account
• Uitnodigingslinks verlopen na 7 dagen
• Klanten zien alleen hun eigen facturen, tickets en documenten
• Wijzigingsverzoeken van klanten moeten door jou worden goedgekeurd
• Klanten kunnen een verwijderverzoek indienen voor hun portaalaccount

Data exporteren#

Je kunt je gegevens exporteren voor je eigen archief of bij het wisselen van platform:

• Alles in één keer: onder Systeem → Abonnement → Je gegevens (voor de eigenaar en collega's met Instellingen: Bewerken). Je krijgt al je gegevens als CSV, je facturen, bonnetjes en andere bestanden samen als zip-bestand via een downloadlink per e-mail; die link werkt 24 uur en alleen voor wie de export aanvroeg
• Facturen: ook per stuk als PDF
• Financiële rapportages: exporteerbaar als CSV en PDF
• Banktransacties: overzicht per rekening

Tips voor een veilige omgeving#

• Gebruik sterke, unieke wachtwoorden voor alle gebruikers
• Geef medewerkers alleen de rechten die ze nodig hebben (principle of least privilege)
• Controleer regelmatig het activiteitenlogboek op onverwachte acties
• Deactiveer accounts van medewerkers die niet meer bij je werken
• Sluit boekjaren af zodra ze definitief zijn