Aanmeldingen en inschrijvingen#

Normaal nodig jij een klant uit voor het portaal. Werk je met leden, deelnemers of cursisten, dan kan het ook andersom: iemand meldt zich zelf aan, jij keurt goed, en daarna schrijft je klant zich in het portaal in voor een bijeenkomst of cursus. Beide staan standaard uit en werken los van elkaar.

Aanmelden voor het portaal#

Aanzetten#

Ga naar Klanten → Portal Instellingen, tab Aanmelden:

Instelling	Wat het doet
Aanmelden via het portaal	Uit (standaard) of Aanmelden met goedkeuring.
Link naar de privacyverklaring	Staat naast het vinkje waarmee iemand akkoord geeft. Heeft je website een gepubliceerde privacypagina, dan mag je dit leeg laten: het formulier linkt dan naar die pagina.
Maximaal aantal aanmeldingen per dag	Een rem op misbruik, standaard 25. Elke aanmelding stuurt een mail namens jou, dus het maximum is hooguit een vijfde van de daglimiet van je e-mailaccount. Daarboven worden aanmeldingen die dag niet verwerkt, en krijg je een melding.

Staat aanmelden aan, dan toont het inlogscherm van het portaal de link Nog geen account? Meld u aan. Het formulier staat op /portal/aanmelden, dus bijvoorbeeld jouwbedrijf.zzp-tool.nl/portal/aanmelden. Daar kun je vanaf je website ook naar linken.

Wat je klant doet#

1. Op het formulier vult je klant voornaam, achternaam en e-mailadres in, en eventueel bedrijfsnaam en telefoonnummer. Daarna zet je klant het vinkje voor de privacyverklaring. Een maatwerkproject kan eigen vragen toevoegen, of de bedrijfsnaam verplicht maken.
2. Je klant krijgt een mail om het e-mailadres te bevestigen. De link werkt 24 uur. Pas na die link kiest je klant een wachtwoord.
3. Daarna is je klant ingelogd, maar wacht op jouw goedkeuring. Tot dan ziet je klant alleen het dashboard en Account, met de mededeling dat de aanmelding binnen is. Het e-mailadres kan tot de goedkeuring niet veranderen.

Er is dan al een klant in je administratie, met het portaal nog dicht. Wie zich aanmeldt met een e-mailadres dat al bij een klant hoort, krijgt een mail met wat te doen (inloggen, wachten, de uitnodiging gebruiken of contact opnemen). Heeft die klant nog geen toegang tot het portaal, dan krijg jij daar een melding van. Op het scherm ziet de aanvrager in beide gevallen hetzelfde: zo verraadt het formulier niet welke adressen al klant zijn.

Aanmeldingen beoordelen#

Nieuwe aanmeldingen staan onder Klanten → Aanmeldingen, met een getal in het menu voor wat nog open staat. Wie aanmeldingen mag beoordelen, krijgt een mail bij elke nieuwe aanmelding, en het adres onder Portal Instellingen → Meldingen naar ook (leeg is het e-mailadres bij Bedrijfsgegevens). Het menu-item staat er alleen als aanmelden aan staat, of als er al aanmeldingen zijn.

Open een aanmelding om de gegevens, de antwoorden en het akkoord met de privacyverklaring te zien. Heeft een andere klant dezelfde bedrijfsnaam, dan staat er Mogelijk al klant, met een link naar die klant. Kijk dan eerst of het om dezelfde gaat.

• Goedkeuren: het hele portaal gaat open en je klant krijgt een mail.
• Afwijzen: je klant krijgt een mail, met de Reden als je die invult. Een klant die verder niets in je administratie heeft (geen factuur, document, notitie of bestand), wordt verwijderd. Anders blijft de klant bewaard met het portaal dicht. Wil je de klant om een andere reden houden, zet dan Klant bewaren aan. De aanmelding zelf blijft als dossier staan.

Zet je bij de klant het portaal aan, of accepteert je klant een uitnodiging, dan wordt een open aanmelding vanzelf goedgekeurd. Een uitnodiging sturen kan alleen bij een klant zonder aanmelding of met een goedgekeurde.

Voor beoordelen heb je Portaalaanmeldingen: Beoordelen nodig, voor alleen bekijken Portaalaanmeldingen: Bekijken.

Inschrijvingen#

Een goedgekeurde klant schrijft zich in het portaal in voor een pagina van je website, zoals een bijeenkomst, training of cursus. Daarvoor zijn de module Website nodig en een paginatype waarop je inschrijven kunt aanzetten. Zo'n paginatype komt uit je thema of een maatwerkproject; ZZP Tool zelf levert er geen.

Aanzetten#

1. Zet onder Klanten → Portal Instellingen, tab Portaal, Inschrijvingen inschakelen aan.
2. Open de pagina onder Website → Pagina's. In het blok Inschrijven zet je Inschrijven via het portaal aan, en stel je in:
   • Inschrijven kan tot en met: de laatste dag om in te schrijven;
   • Maximum aantal plekken: leeg is onbeperkt;
   • Wachtlijst als het vol is;
   • Klanten mogen zich zelf afmelden (staat standaard aan). Dit gaat over een plek: van de wachtlijst kan je klant zich altijd zelf afhalen.
3. Publiceer de pagina.

Datum, tijd en locatie komen uit de pagina zelf.

Wat je klant ziet#

In het portaal staat Inschrijvingen: waarvoor je klant zich kan inschrijven, met het aantal vrije plekken en de sluitdatum, en de eigen inschrijvingen. Is het vol, dan kan je klant op de wachtlijst als die aan staat. Komt er een plek vrij, of verhoog je het maximum, dan schuift de eerste op de wachtlijst vanzelf door. Na de start schuift niemand meer door, en kan je klant zich niet meer zelf afmelden.

Op de websitepagina staat alleen of inschrijven kan, vol is, gesloten is of geweest is. Nooit aantallen of namen.

Je klant krijgt een mail bij inschrijven, bij een plek op de wachtlijst, bij doorschuiven en bij afmelden. Het adres van de bijeenkomst staat alleen in de mail aan wie een plek heeft.

Jij krijgt ook een mail bij elke nieuwe inschrijving, ook op de wachtlijst: wie, waarvoor, de antwoorden en een link naar de inschrijving. Die gaat naar wie Inschrijvingen: Bekijken heeft en naar het adres onder Meldingen naar. Meldt een klant zich zelf af, dan krijg je ook een mail. Beide zet je uit onder Portal Instellingen, met Melding bij een nieuwe inschrijving en Melding bij afmelden door een klant. Schrijft dezelfde klant zich binnen tien minuten opnieuw in of af, dan krijg je daar geen tweede mail van.

Inschrijvingen beheren#

Onder Klanten → Inschrijvingen staan de inschrijvingen, met een filter Waarvoor en per bijeenkomst het aantal ingeschreven, op de wachtlijst en vrije plekken. Op de pagina zelf brengt de knop Inschrijvingen je naar die lijst.

• Toelaten: een klant van de wachtlijst krijgt een plek, ook boven het maximum, en een mail.
• Afmelden: je klant krijgt een mail, en een vrijgekomen plek gaat naar de eerste op de wachtlijst.
• Verwijderen: alleen een afgemelde inschrijving.
• Exporteer CSV: een lijst met een kolom per vraag, van alles of van wat je selecteert.

Een pagina met actieve inschrijvingen kun je niet verwijderen, en een thema niet opnieuw instellen zolang er inschrijvingen zijn voor een bijeenkomst die nog komt. Meld ze dan eerst af. Kies je een ander thema, dan blijven die inschrijvingen bewaard, maar zolang dat andere thema actief is kunnen klanten zich niet afmelden en schuift niemand door vanaf de wachtlijst. Schakel je terug, dan werkt alles weer. Verlaag je het maximum onder het aantal ingeschreven, dan verliest niemand zijn plek; nieuwe inschrijvingen gaan dan naar de wachtlijst of worden geweigerd.

Rechten: Inschrijvingen: Bekijken, Bewerken (toelaten en afmelden), Verwijderen en Exporteren.

Hoe lang bewaren we dit?#

• Een aanmelding die nooit bevestigd werd, verdwijnt een week nadat de link verliep. Een aanmelding van een klant die je verwijderde, 30 dagen daarna.
• Een afgemelde inschrijving verdwijnt 90 dagen na het afmelden. De antwoorden bij een inschrijving worden een jaar na de start leeggemaakt; de inschrijving zelf blijft.

Mailteksten#

De mails aan je klant pas je aan onder E-mail → E-mailtemplates, categorie Portaal: vijf voor aanmelden en vier voor inschrijven. Zie E-mailtemplates.