Uren registreren#

Je registreert gewerkte uren, bewerkt ze en exporteert ze wanneer dat nodig is.

Vereisten#

• De urenregistratie-module moet actief zijn
• Je hebt de rechten Urenregistraties: Bekijken en Urenregistraties: Aanmaken nodig

Een uur registreren#

Stap 1: Navigeer naar uren#

Ga naar Urenregistratie → Uren in het navigatiemenu. Klik op Nieuw om een uur-registratie aan te maken.

Stap 2: Tijd invullen#

Vul de volgende gegevens in:

• Datum: de werkdag
• Starttijd: wanneer je begon
• Eindtijd: wanneer je stopte
• Factureerbare tijd: standaard gelijk aan de gewerkte tijd, maar apart aanpasbaar (bijvoorbeeld als je 2 uur werkte maar 1,5 uur wilt factureren)

De gewerkte duur wordt automatisch berekend op basis van start- en eindtijd. Als je in de instellingen afronding hebt ingesteld, wordt de duur automatisch afgerond.

Stap 3: Klant en project koppelen#

• Klant: selecteer een klant (optioneel)
• Project: selecteer een project van die klant (optioneel)
• Taak: selecteer een taak binnen het project (optioneel)

Wanneer je een project selecteert, wordt de klant automatisch ingevuld en het uurtarief overgenomen van de taak, het project of de standaardinstelling.

Stap 4: Facturering#

Als je een klant of project hebt geselecteerd, verschijnen de factureringsopties:

• Factureerbaar: schakel in of deze uren gefactureerd mogen worden
• Uurtarief: wordt automatisch bepaald (taak → project → standaard), maar is handmatig aan te passen

Het totaalbedrag wordt automatisch berekend: factureerbare minuten × uurtarief.

Uurtarief en bedrag zie je alleen met het recht Facturen: Bekijken. Bij een project met een vaste prijs is het uurtarief een interne kostprijs; dat zie je alleen met Boekhouding (overzichten): Bekijken. Zonder die rechten registreer je gewoon je uren; het tarief wordt dan op de achtergrond bepaald.

Stap 5: Beschrijving#

• Omschrijving: beschrijf wat je hebt gedaan (optioneel, tenzij verplicht gesteld in instellingen)
• Klantnotitie: extra notitie die zichtbaar is voor de klant (verschijnt zodra er een klant, project of taak is gekoppeld)

Uren bewerken#

Open een uur-registratie door op de rij te klikken in de lijst. De bewerking opent in een zijpaneel. Je kunt alle velden aanpassen zolang de registratie niet gefactureerd is. Gefactureerde uren zijn vergrendeld om de integriteit van je administratie te waarborgen.

Urenlijst#

Het overzicht toont je geregistreerde uren met kolommen voor datum, tijden, duur, project, klant, factuurstatus en bedrag. De kolom bedrag zie je alleen met de rechten uit stap 4.

Filteren#

Filter de lijst op:

• Datumbereik: van-/tot-datum
• Medewerker: als er meerdere gebruikers zijn en je de uren van iedereen mag zien
• Klant: filter op specifieke klant
• Project: filter op specifiek project
• Factureerbaar: ja/nee/alles
• Gefactureerd: ja/nee/alles

Exporteren als CSV#

Klik op de Exporteer-knop om de gefilterde urenlijst te downloaden als CSV-bestand. Het bestand bevat kolommen voor datum, start, eind, duur, factureerbare uren, omschrijving en projectcode, en is direct bruikbaar in Excel.

Medewerker selecteren#

Als er meerdere gebruikers in je omgeving zijn en je de rechten Urenregistraties: Van iedereen bekijken én Van iedereen bewerken hebt, verschijnt een Medewerker-veld bij het aanmaken van uren. Hiermee registreer je uren namens een collega. Zonder die rechten zie je dit veld niet en komen je uren altijd op je eigen naam.

Wie ziet welke uren?#

Dat hangt af van twee rechten:

• Urenregistraties: Van iedereen bekijken: je ziet de uren van het hele team. Zonder dit recht zie je alleen je eigen uren.
• Urenregistraties: Van iedereen bewerken: je past ook uren van collega's aan en registreert uren namens hen. Dit werkt alleen samen met Van iedereen bekijken.

Bij de standaardrollen zien en bewerken admin en manager alle uren. De boekhouder ziet alle uren, maar bewerkt ze niet. Verkoper en medewerker werken alleen met hun eigen uren. Met een eigen rol stel je dit anders in, zie Gebruikers en rollen.

Veelgestelde vragen#

Kan ik uren op een toekomstige datum registreren?#

Standaard wel, maar dit kan uitgeschakeld worden in de urenregistratie-instellingen.

Wat als ik overlappende uren invoer?#

Het systeem waarschuwt je als er overlapping is met bestaande registraties, maar blokkeert de invoer niet. Zo kun je altijd correcties doorvoeren.

Kan ik gefactureerde uren nog aanpassen?#

Nee, zodra uren gefactureerd zijn (via de factureermodule) worden ze vergrendeld. Dit voorkomt dat je achteraf bedragen wijzigt die al op een factuur staan.