Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
Facturen versturen per e-mail
Je kunt facturen direct vanuit ZZP Tool per e-mail versturen naar je klant. De factuur wordt automatisch als PDF bijgevoegd.
Een factuur versturen
Versturen vraagt het recht Facturen: Versturen. Verstuur je een concept, dan krijgt de factuur een nummer en wordt hij vergrendeld; daarvoor heb je ook Facturen: Bewerken nodig. Zo kan een collega facturen voorbereiden terwijl iemand anders ze verstuurt.
- Open de factuur via Facturatie → Facturen
- Klik op de actie Factuur versturen
- Controleer en pas de e-mail aan:
- Aan: het e-mailadres van de klant (voorgevuld vanuit de klantgegevens)
- Onderwerp: de onderwerpregel (voorgevuld vanuit het e-mailtemplate)
- Inhoud: de e-mailtekst (voorgevuld met klant- en factuurgegevens)
- E-mailaccount: vanuit welk e-mailaccount je verstuurt
- Klik op Verzenden
Wat ontvangt de klant?
De klant ontvangt een e-mail met:
- Een persoonlijke begroeting met de klantnaam
- Het factuurnummer, de factuurdatum en vervaldatum
- Het totaalbedrag
- De factuur als PDF-bijlage
- Je bedrijfsnaam en contactgegevens
Automatische statuswijziging
Wanneer je een concept-factuur verstuurt, wijzigt de status automatisch naar Verzonden. Vanaf dat moment zijn de kerngegevens van de factuur vergrendeld (klant, bedragen, datums). Alleen notities en de voettekst blijven bewerkbaar.
Variabelen in de e-mail
De e-mailtekst wordt automatisch gevuld met variabelen uit de factuur:
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
{klant_naam} |
De naam van de klant |
{factuurnummer} |
Het factuurnummer |
{factuurdatum} |
De datum van de factuur |
{vervaldatum} |
De uiterste betaaldatum |
{totaalbedrag} |
Het totaalbedrag inclusief btw |
{bedrijfsnaam} |
Je eigen bedrijfsnaam |
E-mailtemplate aanpassen
De standaardtekst van de factuur-e-mail kun je aanpassen via E-mail → E-mailtemplates. Zoek het template Factuur verstuurd en pas de tekst aan naar je eigen stijl.
Je kunt de variabelen invoegen door op de kopieerknop naast de variabele te klikken.
E-mailaccount kiezen
Als je meerdere e-mailaccounts hebt ingesteld, kun je bij het versturen kiezen vanuit welk account de e-mail wordt verstuurd. Dit is handig als je bijvoorbeeld een apart facturatieadres hebt.
E-mail wordt gelogd
Elke verstuurde e-mail wordt automatisch vastgelegd:
- Bij de factuur: je ziet dat en wanneer de factuur is verstuurd
- Bij de klant: in het tabblad E-mails zie je de volledige e-mailhistorie
Zo heb je altijd een bewijs van verzending voor je administratie.
Herinneringen versturen
Voor vervallen facturen kun je herinneringen versturen. Deze gebruiken aparte e-mailtemplates:
- Betalingsherinnering 1: eerste vriendelijke herinnering
- Betalingsherinnering 2: tweede herinnering, iets strenger
- Betalingsherinnering 3: laatste herinnering voor eventuele incasso
Elke herinnering heeft een eigen template dat je kunt aanpassen. Het aantal verstuurde herinneringen wordt bijgehouden bij de factuur. Ook herinneringen versturen vraagt het recht Facturen: Versturen.