Deze kennisbank is nog in opbouw. We werken dagelijks aan het verbeteren en uitbreiden van onze handleidingen. Heb je feedback of vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.
Uren factureren
Je zet geregistreerde uren om naar factuurregels, zowel handmatig als automatisch.
Vereisten
- De urenregistratie-module en facturatie-module moeten beide actief zijn
- Je hebt de rechten Facturen: Aanmaken, Facturen: Bewerken en Urenregistraties: Bewerken nodig; zonder die drie zie je de factureeracties niet
- De uren die je wilt factureren moeten factureerbaar zijn, niet eerder gefactureerd en niet actief lopend (geen actieve timer)
Uren factureren vanuit de urenlijst
Stap 1: Selecteer uren
Ga naar Urenregistratie → Uren en selecteer de uren die je wilt factureren met de checkboxen links.
Stap 2: Kies de bulk-actie
Klik op Factureer geselecteerd in de actiebalk.
Stap 3: Kies de modus
Je hebt twee opties:
- Nieuwe factuur: er wordt een nieuwe conceptfactuur aangemaakt voor de klant
- Bestaande factuur: voeg de uren toe aan een bestaande conceptfactuur
Bij een nieuwe factuur worden de klantgegevens automatisch overgenomen. Bij een bestaande factuur kun je alleen conceptfacturen selecteren.
Stap 4: Controleer de factuur
Na het factureren word je doorgestuurd naar de factuur. De uren zijn omgezet naar factuurregels:
- Uurtarief-projecten: één regel per project met het totaal aantal uren en het gemiddelde uurtarief
- Dagtarief-projecten: één regel per project met het aantal unieke werkdagen en het dagtarief
- Zonder project: één regel met het totaal aantal uren
De gefactureerde uren worden gemarkeerd als "Gefactureerd" en zijn vanaf dat moment vergrendeld.
Uren factureren vanuit een project
Open een project en klik op Factuur aanmaken in de actiebalk. Je kunt optioneel een datumbereik opgeven om alleen uren binnen die periode te factureren.
Het systeem verzamelt alle niet-gefactureerde, factureerbare uren en maakt een conceptfactuur aan.
Automatisch factureren
Per project
Stel bij een project een factureringsinterval in (wekelijks of maandelijks). Op de ingestelde datum maakt het systeem automatisch een conceptfactuur aan met alle niet-gefactureerde uren.
Per klant
Je kunt ook op klantniveau een factureringsinterval instellen. Dit is handig als je voor een klant werkt zonder specifieke projecten, of als je alle projecten van een klant in één factuur wilt bundelen.
Hoe werkt het?
- Het systeem controleert dagelijks welke projecten en klanten een factuurdatum hebben bereikt
- Alle niet-gefactureerde, factureerbare uren worden verzameld
- Er wordt een conceptfactuur aangemaakt (niet automatisch verstuurd)
- De volgende factuurdatum wordt automatisch doorgeschoven
Conceptfacturen kun je altijd nog controleren en aanpassen voordat je ze verstuurt.
Wat staat er op de factuur?
De factuurregels worden gegroepeerd per project. Elke regel bevat:
- De projectnaam in de omschrijving
- Het totaal aantal uren (of dagen bij dagtarief)
- De periode (van eerste tot laatste werkdag)
- Het tarief en het totaalbedrag
Veelgestelde vragen
Kan ik gefactureerde uren terugdraaien?
Nee, de koppeling tussen uren en factuurregels is permanent. Gefactureerde uren blijven vergrendeld, ook als de factuur later wordt verwijderd. Neem contact op met een beheerder als er een correctie nodig is.
Wat als de geselecteerde uren van verschillende klanten zijn?
Het systeem blokkeert dit. Alle uren in één factureeractie moeten van dezelfde klant zijn.
Kan ik uren zonder klant factureren?
Nee, voor facturering moet er een klant gekoppeld zijn aan de uren (direct of via een project).